Vastuu Groupin asiakaspalvelun puhelin pirisee päivittäin tiuhaan tahtiin, ja tietyt kysymykset toistuvat asiakkaidemme yhteydenotoissa usein. Yksi usein kysymyksiä herättävä tilanne on se, kun tilaaja tai toimittaja tiedustelee, voisiko toimittajayrityksen Luotettava Kumppani -raportin saada takautuvasti. Tällainen tilanne voi tulla eteen esimerkiksi, kun tilaaja on unohtanut tarkastaa ja tallentaa raportin ennen sopimuksen tekemistä.
Paperihommat kuntoon ennen sopimuksen tekoa
Tilanne on tilaajayrityksen kannalta tietysti ikävä, mutta valitettavasti vastauksemme tähän kysymykseen on aina sama: ei voi. Luotettava Kumppani -raportin voi tarkastaa ja tallentaa vain siltä hetkeltä, kun henkilö käy sen palvelustamme hakemassa.
Mitään kiusantekoa tämä ei meidän suunnastamme ole, vaan noudatamme lakia. Tilaajavastuulaki nimittäin sanoo, että tilaajan on ennen sopimuksen tekemistä pyydettävä sopimusosapuolelta ja tämän annettava tilaajalle tilaajavastuulain vaatimat selvitykset. Luotettava Kumppani -palvelu automatisoi selvitysten toimittamisen ja koostaa niistä Luotettava Kumppani -raportin. Näin ollen myös Luotettava Kumppani -raportti tulee tarkastaa ja arkistoida ennen sopimuksen tekemistä, emmekä voi luovuttaa raportteja takautuvasti. Kannattaa myös muistaa, että jos sopimussuhde on voimassa yli 12 kuukautta, tilaajavastuutiedot on tarkastettava uudestaan aina 12 kuukauden välein.
Muistathan myös Luotettava Kumppani -raportin arkistoinnin
Tilaajavastuulain vaatimat selvitykset on myös lain mukaan säilytettävä vähintään kaksi vuotta työtä koskevan sopimuksen päättymisen jälkeen. Valitettavasti emme voi antaa yrityksen Luotettava Kumppani -raporttia takautuvasti myöskään siinä tapauksessa, että raportti on kyllä tarkastettu ennen sopimuksen tekemistä, mutta se on kadonnut tai unohdettu tallentaa.
Olemme kuitenkin tehneet avuksesi raporttien arkistointia helpottamaan Raportti PRO -palvelun, joka arkistoi automaattisesti kaikki sinun tai työntekijöidesi tarkastamat Luotettava Kumppani -raportit. Näin yksikään raportti ei enää jää tallentamatta ja et enää joudu kaivelemaan toimiston pölyisiä mappiarkistoja, kun tilaajavastuutarkastus osuu yrityksesi kohdalle. Riittää, että käyt tarkistamassa yrityksen raportin ennen sopimuksen tekemistä, ja Raportti PRO -palvelu hoitaa arkistoinnin puolestasi.
Raportti PRO:n avulla Luotettava Kumppani -raportit löytyvät kätevästi yhdestä paikasta ja kaikilla yrityksesi käyttäjillä on pääsy tarkastelemaan niitä tarpeen niin vaatiessa. Näin tilaajavastuutarkastuksen tullen voit osoittaa entistä helpommin, että raportit on haettu ja arkistoitu tilaajavastuulain mukaisesti. Kuulostaa näppärältä, eikö?
