Projektin hallintaan pätee vähän sama idea kuin takavuosien rattijuoppouden vastaiseen Jos otat, et aja -kampanjaan. Projektin kohdalla se menee näin: jos aloitat, niin lopetat. Projektin tärkeimpiin tunnusmerkkeihin kuuluvat vaiheet ovat aloitus, toteutus ja lopetus. Kun pakettiin lisätään vielä projektin laajuuden huomioon ottava suunnittelu, ollaan jo pitkällä. Oma projekti on tietenkin se tärkein ja paras: ”Tämän meidän prokkiksen tuotos pelastaa ihmiskunnan.” Projektin valmistumisen jälkeen on maailmassa rauha ja kaikilla hyvä tahto. Mutta mitä jos niin ei käykään?
Välillä kannattaa pysähtyä
Jos projektin eteneminen takkuaa tarkasta suunnittelusta huolimatta, saattaa edessä olla projektin kriittisen tarkastelun paikka. Analysoi mistä esimerkiksi jatkuva resurssivaje johtuu tai kertooko muiden ihmisten nuiva suhtautuminen projektiisi jotain sen tarpeellisuudesta. Myös projektin arviointipisteiden on tarkoitus muistuttaa, kuinka tärkeää toistuva peiliin katsominen on. Kun on katsottu toisenkin kerran, saattaa olla aika tehdä se kipeä päätös ja lopettaa projekti.
Projektia ei voi ohjata tuiskeessa
Projektin hallinnassa on toinenkin yhtäläisyys alussa mainitsemaani rattijuoppouden vastaiseen mainoskampanjaan. Projektin ohjausta, kuten autolla ajamista, ei voi tehdä kännissä. Ei edes vähäsen. Vaikka maailma ympärillä kaatuilisi ja sekoilisi, on projektitoimiston pyrittävä aina selväpäisyyteen. Se on projektin valmistumisen kannalta tärkeää, lähes välttämätöntä. Projektin kohdalla se on helppoa, ainakin näennäisesti.
Projekti kun ei ole yhtä kuin lopputuote tai palvelu. Se on projekti, joka on tarkkaan määritelty ja sidottu aikaan. Jos homma lähtee venymään ja vanumaan voi olla, että sinun pitää uskaltaa sanoa: ”EI, projektimme suunnitelma ei kata tuota asiaa.” Tai sitten sinulla on käsissäsi jotain aivan muuta kuin projekti, mutta se onkin kokonaan toinen tarina.
Projektin lopettamisen lyhyt ABC
Menee näin: Pysähdy. Analysoi. Tee päätös. Tiedota KAIKKIA sidosryhmiä lopettamispäätöksestä. Palkitse itsesi ja tiimisi siitä, että yrititte. Ja etenkin siitä, että rohkenitte katsoa peiliin ja lopettaa aikasyöpön projekti-kultamurusenne, vieläpä reilusti ja avoimesti. Salli itsellesi lyhyt suruaika, mutta älä jää vellomaan itsesääliin. Jos projekti on oikeasti tärkeä, se pompsahtaa kyllä uudestaan pintaan, kun sen aika on.
Ole siis rohkea ja uskalla lopettaa aikasyöpöt ja epäonnistuneet projektit. Näin saat kohdistettua voimavarat sinne, missä niitä tarvitaan ja missä niistä on eniten hyötyä.
Haluatko lukea enemmän yrityskulttuuristamme? Kurkkaa siinä tapauksessa tänne.
