Tilaajavastuulain mukaan tilaajan on ennen sopimuksen tekemistä varmistettava, että sopimuskumppani on hoitanut lakisääteiset velvoitteensa. Toimittajan tilaajavastuudokumentit eivät tarkastushetkellä saa olla kolmea kuukautta vanhempia, ja jos sopimus jatkuu yli vuoden, on tiedot tarkastettava uudelleen 12 kuukauden päästä sopimuksen alkamisesta. Dokumentit on arkistoitava sopimuksen ajan sekä vähintään kaksi vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.
Selvitysvelvollisuuden myötä tilaajan hallinnollinen taakka kasvaa huomattavasti. Toisaalta dokumenttien kerääminen ja niiden arkistoiminen paperiversioina vaikuttaa nykyteknologian valossa jopa vanhanaikaiselta, joskin selvitysvelvollisuuden tausta-ajatus harmaan talouden poistajana on erinomainen ja toimivaksi todettu.
Valvoja-palvelumme avulla voit sähköistää tilaajavastuutietojen keräämisen, seurannan ja arkistoinnin. Valvojan käyttäjänä selvitysvelvollisuus hoituu yksinkertaisesti lisäämällä toimittajayritys omalle valvontalistalle.
Valvottavan yrityksen tulee olla Luotettava Kumppani, jolloin palvelustamme on saatavilla yrityksen ajantasaiset tilaajavastuutiedot. Luotettava Kumppani -yrityksiä on jo yli 46 000!
Valvoja-palvelu lyhyesti
Sopimuskumppanin tilaajavastuudokumentit talteen
Kun sopimuskumppani on ennen sopimuksen tekoa lisätty Valvojassa valvontaan, palveluun tallentuu viimeisin versio sopimuskumppanin tilaajavastuuraportista. Näin pystyt myöhemmin esimerkiksi viranomaistarkastuksen yhteydessä todentamaan, että tilaajavastuutiedot on tarkastettu lain vaatimalla tavalla.
Ajantasaiset dokumentit ja jatkuva seuranta
Palvelussamme olevien Luotettava Kumppani -yritysten tilaajavastuudokumentit ovat aina ajan tasalla. Valvoja-palvelun käyttäjänä sinun ei tarvitse myöskään muistaa tarkastaa tietoja uudelleen 12 kuukauden kuluttua. Kun yritys on lisätty valvottaviesi listalle, valvonta hoituu automaattisesti.
Saat palvelusta viestin, jos sopimuskumppanin tilaajavastuutietoihin tulee muutoksia, jotka vaikuttavat sinuun tilaajana. Muutokset voivat olla esimerkiksi verovelkaa tai maksamattomia eläkemaksuja.
Arkistointi
Aluehallintoviraston Tilaajavastuuvalvonta 2015 -raportista käy ilmi, että puutteita on havaittu erityisesti tilaajavastuudokumenttien säilytysvelvollisuuden noudattamisessa. Säilytysvelvollisuuden noudattamiseen kiinnitetään erityistä huomiota vuoden 2016 valvonnassa. Valvoja-palvelu arkistoi raporttihistoriaan kaikki valvontajakson aikana kootut raportit vähintään lain edellyttämän ajan.
Tilaajavastuulain velvoitteiden edellyttämän tietomäärän kerääminen ja arkistointi vaatii valtavan määrän manuaalista työtä. Sähköistämällä toimittajiesi tilaajavastuutietojen valvonnan säästät sekä aikaa että rahaa!
Voit kokeilla Valvojaa maksutta yhden kuukauden. Luo yrityksellesi käyttäjätili, kirjaudu sisään ja siirry Valvojan hallintasivulle, josta voit tehdä tilauksen.
