Nykypäivänä työyhteisöt eivät ole selkeärajaisia, vaan työtä tehdään verkostoissa, tiimeissä ja projekteissa, jotka ylittävät myös organisaatiorajoja. Koska työskentelytavat ovat muuttuneet tietoyhteiskunnan myötä, lisääntyneen tietomäärän hallitsemiseen tarvitaan entistä enemmän tiedonvaihtoa. Tämä asettaa viestintävälineille uusia vaatimuksia, eikä pelkkä sähköposti riitä. Tarvitsemme tiedonjako- ja keskustelukanavia, projektien dokumentaation jako- ja hallintakanavia sekä viestintävälineitä, joiden kaikkien on oltava tietoturvaltaan korkealla tasolla.
Sähköposti pitää pintansa
Sähköposti on edelleen yksi suosituimmista viestintävälineistä organisaatioissa. Sähköpostilla jaetaan paljon jopa luottamuksellista tietoa siitä huolimatta, että sähköposti ei ole tietoturvallisin vaihtoehto. Sähköposti ei myöskään ole sisällön hallinnoinnin kannalta optimaalinen ja sähköpostiin saapuneita viestiketjuja on hankala järjestää siten, että tarvittavat keskustelut olisivat helposti löydettävissä myöhemmin. Sähköpostikeskustelu on myös hidasta, ja keskusteluketjuissa on usein turhaan mukana ihmisiä, joita keskustelu ei koske. Toisaalta joku vastaanottaja voi tippua keskustelusta pois tai sähköpostin vastaanottajaksi valikoitua vahingossa väärä henkilö.
Sähköpostin yksi merkittävimmistä ongelmista yrityksen tiedonkulun kannalta kuitenkin on, että sähköpostissa jaettu tieto jää henkilöiden sähköposteihin. Pahimmassa tapauksessa yrityksen kannalta kriittinen tieto on yhden henkilön takana sähköpostissa. Vastuu kriittisen tiedon jakamisesta jää työntekijän harteille, mikä tämä tekee tiedon saatavuudesta ja tiedonkulusta epävarmaa. Jos henkilö vaihtaa työpaikkaa, jää kaikki edellisen työnantajan palveluksessa kertynyt tieto henkilön sähköpostiin, jonka lukemiseen työnantajalla ei viestintäsalaisuuden mukaan ole työsuhteen päättymisen jälkeenkään oikeuksia.
Yrityksen viestinnän kannalta tärkeä kysymys on, miten voidaan varmistaa, että tarpeellinen yritystä koskeva tieto on nyt ja tulevaisuudessa sitä tarvitsevien saatavilla. Viestinnässä ja tiedon jakamisessa käytetään nykyään paljon sisäisiä sosiaalisen median ratkaisuja sähköpostin sijaan. Nämä ratkaisut helpottavat yrityksen sisäisessä viestinnässä ja monien helpotukseksi ne myös pienentävät päivittäistä sähköpostitulvaa.
Mikä siinä tiedonkulussa on niin hankalaa?
Veikkaan, että aika monessa yrityksessä pohditaan, miten parantaa tiedonkulkua niin yrityksen sisällä kuin sen ulkopuolella. Viestinnälliset haasteet on helppo ratkaista ottamalla uusi viestintäkanava tai työväline käyttöön. Ongelma ei ole se, että markkinoilla ei olisi vaihtoehtoja tarjolla. Monissa yrityksissä onkin kokemukseni mukaan käytössä useita eri viestintäkanavia ja välineet ovat hajautuneet.
Käytännössä tämä johtaa siihen, että työntekijä joutuu käyttämään useita eri viestintävälineitä yhden asian kommunikoimiseen kollegoilleen ja asiakkailleen. Kanavien runsaus ei siis välttämättä johda parempaan tiedonkulkuun, vaan ennemminkin aiheuttaa sekaannuksia sen suhteen, mitä kanavaa tulee milloinkin käyttää ja miten tai mistä löytää tarvittu tieto. Päivittäisen työn kannalta tämä tarkoittaa, että työhön tulee paljon keskeytyksiä, koska tietoa tulee useista eri kanavista ja niitä pitää aktiivisesti seurata pysyäkseen ajan tasalla.
Voiko yksi työkalu hoitaa tämän kaiken?
Markkinoilla onkin tarjolla monenlaisia ratkaisuja yritysten viestintään, mutta onko meillä tarjolla riittävän monipuolisia ratkaisuja? Kuvittele, jos olisi yksi työväline, joka toimisi täysin tietoturvallisena sisäisen ja ulkoisen viestinnän ja kommunikaation välineenä, mutta samaa työkalua voisi käyttää myös sisäisenä sosiaalisen median kanavana, turvapostina, chattina ja sähköpostina yritysten välisessä viestinnässä. Järjestelmä toimisi sähköisen allekirjoittamisen ja valtuuttamisen välineenä, ja tämän lisäksi myös dokumenttien hallinnan välineenä, laitteesta riippumatta. Upea ajatus.
Heräsikö mielenkiinto? Kurkkaa siinä tapauksessa tänne.
