Vuoden 2017 syyskuun alussa astui voimaan ilmoitusvelvollisuus, jonka mukaan Suomeen työntekijöitä lähettävän yrityksen on tehtävä työsuojeluviranomaiselle ennakkoilmoitus työntekijöiden lähettämisestä. Jos työntekijöiden työskentelyn kesto Suomessa on yli 10 vuorokautta, on yrityksen asetettava itselleen myös edustaja Suomessa. Edustajan on oltava lähetetyn työntekijän ja viranomaisten tavoitettavissa koko lähettämisen ajan. Kuka edustajana voi toimia ja mitä edustajan tehtäviin kuuluu?
Kuka voi olla yrityksen edustaja Suomessa?
Edustajalla on oltava Suomessa osoite, josta hänet tavoittaa koko sen ajan, kun lähetetty työntekijä täällä työskentelee. Edustaja ei siis voi olla esimerkiksi yrityksen toimitusjohtaja, joka on työskentelyn ajan lähettävän yrityksen kotivaltiossa.
Edustajana voi toimia esimerkiksi:
- Tilitoimisto tai muu palveluyritys, joka tarjoaa komennustyöhön liittyviä palveluita ulkomaisille yrityksille.
- Suomessa toimiva yritys, kun lähetetty työntekijä lähetetään työkomennukselle Suomeen samaan yritysryhmään kuuluvaan yritykseen.
- Suomessa oleva palvelun tilaaja (esim. vuokratyöntekijän käyttäjäyritys) lähettävän yrityksen antamalla valtuutuksella.
- Ulkomaalainen työntekijä, jos työnantaja antaa tämän haltuun vaaditut tiedot.
Edustajan kansallisuudella tai kotivaltiolla ei ole merkitystä. Olennaista on, että edustajalla on Suomessa osoite, josta hänet tavoittaa.
Edustajan valtuudet ja vastuut
Edustajalla tulee olla valtuudet toimia yrityksen puolesta. Käytännössä edustajalle tulee antaa tarvittavat valtuudet ja tiedot, jotta hän voi:
- Vastaanottaa yrityksen puolesta viranomaisasiakirjoja ja haasteita.
- Toimittaa asiakirjoja yritykseltä viranomaisille ja tuomioistuimille.
- Edustaa lähettävää yritystä tuomioistuimessa.
Työnantajavastuita edustaja ei kanna.
Jos lähettävä yritys ei aseta edustajaa, voidaan sille määrätä laiminlyöntimaksu. Laiminlyöntimaksu on suuruudeltaan 1000-10000 euroa. Maksun suuruutta arvioitaessa otetaan huomioon laiminlyönnin laatu, laajuus ja toistuvuus.
Tilaajan velvollisuudet
Vaikka edustajan asettaminen on lähettävän yrityksen tehtävä, on velvoitteita myös tilaajalla. Tilaajan on edellytettävä sopimusta tehdessään, että ulkomainen yritys asettaa työntekijöille edustajan, jos työskentely Suomessa kestää 10 vuorokautta tai yli.
Tilaaja voi hoitaa tämän esimerkiksi lisäämällä sopimukseen vaatimuksen edustajan asettamisesta tai lähettämällä yritykselle sähköpostia, jossa muistuttaa sopimuskumppaniaan edustajan asettamisesta. Työnteon aikana työsuojeluviranomainen saattaa tilanteen vaatiessa ottaa yhteyttä tilaajaan ja pyytää tätä selvittämään, kuinka lähetetyn työntekijän edustajan tavoittaa. Jos tällainen pyyntö tulee, tee selvitys ja välitä se työsuojeluviranomaiselle.
Voit auttaa ulkomaisia yhteistyökumppaneitasi työntekijän lähettämiseen liittyvien velvoitteiden hoitamisessa.
