Oletko havainnut väärinkäytöksen toiminnassamme? Kerro siitä meille.

Pyrimme joka tilanteessa toimimaan vastuullisesti ja lainmukaisesti. Mikäli epäkohtia toiminnassamme esiintyy, haluamme niistä tiedon. 

Olemme ottaneet Vastuu Groupissa käyttöön luottamuksellisen Ilmoituskanava-palvelun, jonka kautta henkilöstömme ja sidosryhmämme voivat turvallisesti kertoa havaitsemistaan väärinkäytöksistä. Voit tehdä ilmoituksen, jos epäilet, että Vastuu Groupin eettisen liiketoiminnan ohjeita tai toimittajaohjeita on rikottu tai yrityksessämme on tapahtunut ilmoittajansuojelulain (2022/1171) tarkoittama väärinkäytös tai rikos. Ilmoituskanavaan tehtävät ilmoitukset voivat kohdistua erityisesti seuraaviin osa-alueisiin liittyvän lainsäädännön rikkomiseen:

• Tietosuojalainsäädännön vastainen toiminta, rikkomukset henkilötietojen suojaamisessa tai verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuudessa
• Kilpailulainsäädännön vastainen toiminta tai epäreilu kilpailu
• Lahjonta, korruptio ja rahanpesu
• Harmaa talous mukaan lukien veronkierto
• Ympäristö- ja työturvallisuuslainsäädännön vastainen toiminta
• Tuoteturvallisuuslainsäädännön tai vaatimustenmukaisuuden vastainen toiminta
• Kuluttajansuojalainsäädännön rikkominen

Ilmoituskanava on tarkoitettu ainoastaan eettisten ohjeiden rikkomuksista, väärinkäytöksistä ja rikosepäilyistä ilmoittamiseen. Tavanomaista palautetta tulee antaa normaaleja palautekanavia käyttäen.  

Miten teen ilmoituksen?

Suosittelemme keskustelemaan epäkohdista ensisijaisesti esihenkilön tai asiasta vastaavan henkilön kanssa. Jos et halua tuoda asiaa näille henkilöille, voit käyttää ilmoituskanavaa. Ilmoituskanavaan pääsee osoitteessa http://vastuugroup.ilmoituskanava.fi/. Ilmoituksen voi halutessaan tehdä ilmoituskanavan kautta täysin nimettömänä ja käydä anonyymiä keskustelua ilmoituksen käsittelijän kanssa.

Ilmoittaminen ei vaadi, että toimitat meille todisteita, vaan pelkkä epäilyksen ilmoittaminen riittää. Ilmoitus ei kuitenkaan saa sisältää sellaisia tietoja, jotka ilmoittaja tietää virheelliseksi tai perättömäksi. Perättömien tai virheellisten ilmoitusten tahallinen tekeminen voi johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin.

Miten ilmoitukseni käsitellään?

Kaikki ilmoitukset käsitellään asianmukaisesti ja luottamuksellisesti. Suojaamme aina ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden mahdollisesti ilmoituksessa mainittujen osapuolten henkilöllisyyksien luottamuksellisuuden.

Ilmoituksen tietoihin pääsevät käsiksi vain käsittelyyn valtuutetut henkilöt emmekä luovuta henkilöllisyystietojasi ulkopuolisille ilman suostumustasi. Ilmoitukset näkevät Vastuu Groupissa General Counsel, Chief People Officer ja Chief Information Security Officer. Selvityksessä voidaan käyttää myös muita asiantuntijoita tarkoituksenmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Milloin saan vastauksen?

Ilmoitusten käsittelyyn valtuutetut henkilöt voivat pyytää lisätietoja sinulta ilmoituksestasi ilmoituskanavan kautta. He myös vastaavat kanavan kautta kolmen kuukauden sisällä, mihin toimenpiteisiin mahdollisesti ryhdymme ilmoituksesi perusteella. Otathan siis ylös koodin, jonka saat ilmoituksen jättämisen jälkeen, jotta pääset myöhemmin kirjautumaan sisään ilmoitukseesi ja viestimään ilmoituksen käsittelijöiden kanssa. 

Lisätietoa ilmoittajan henkilöllisyyden salauksesta

Ilmoituskanava on toteutettu puolueettoman ja ulkopuolisen kumppanin Keskuskauppakamarin kanssa anonyymin ilmoittajan henkilöllisyyden salaamiseksi. Keskuskauppakamari tarjoaa palvelun teknisen toteutuksen eikä vastaanota ilmoituksia.

Yrityksen valtuuttamat käsittelijät vastaanottavat ilmoituskanavan kautta tulleet ilmoitukset ja käsittelevät ne luottamuksellisesti. Vain valtuutetuilla käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin.

Ilmoituksen voi tehdä aina nimettömästi. Ilmoituksen vastaanottavat käsittelijät eivät saa käyttöönsä metatietoja tai IP-osoitetta, joilla ilmoittaja voitaisiin tunnistaa. Kaikki ilmoitukset kryptataan luontihetkellä symmetrisellä ja asymetrisella vahvalla salausalgoritmilla, jota ei voi purkaa tai muuttaa jälkeenpäin. Käsittelijät saavat tietoonsa vain ilmoituksen ajankohdan ja ilmoituksen sisällön. 

Ilmoittaja voi halutessaan jättää ilmoituksen yhteydessä nimensä ja yhteystietonsa. Ilmoituksen tietoihin pääsevät käsiksi vain käsittelyyn valtuutetut henkilöt emmekä luovuta henkilöllisyystietojasi ulkopuolisille ilman nimenomaista suostumustasi, ellei ilmoituksen asianmukainen käsittely vaadi tietojen viemistä viranomaisille tai muita vastaavia toimenpiteitä.

Ilmoitukseen ei tule sisällyttää arkaluonteisia henkilötietoja, elleivät ne ole välttämättömiä ilmoituksen kuvailun ja sen käsittelyn kannalta. 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä palvelussa löytyy ilmoituskanavan tietosuojaselosteesta.

Ulkoinen ilmoituskanava

Ilmoituksesi koskiessa ilmoittajansuojelua koskevassa kansallisessa lainsäädännössä tai direktiivissä listattuja aiheita voi ilmoituksen tehdä Suomessa myös oikeuskanslerin keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan ilmoittajansuojelulain mukaisten edellytysten täyttyessä. Mikäli ilmoituksesi koskee Vastuu Group -konsernin ulkomaisia yhtiöitä, voi ilmoituksen tehdä paikallisesti määritellyille viranomaisille tai EU:n virastoille.