Monissa taloyhtiön hallituksissa istuu ihan tavallisia mattimeikäläisiä, joilla ei ole sen kummempaa kokemusta kiinteistöjen ylläpidosta ja huollosta, taloyhtiön talousasioista puhumattakaan. Siksi taloyhtiön kannattaa palkata isännöinnin ammattilainen hoitamaan talonsa juoksevia asioita. Tässä blogissa kerromme, millaisella tarjouspyynnöllä taloyhtiö saa hyvän isännöitsijän.
Isännöitsijällä on monta rautaa tulessa
Pätevä isännöitsijä on taloyhtiön luottopakki, joka vastaa taloyhtiön hallituksen puolesta taloyhtiön päivittäisestä toiminnasta. Isännöitsijä katsoo huoltoyhtiön ja muiden palvelutarjoajien perään ja pitää huolta, että sovitut työt tehdään asianmukaisesti. Isännöitsijällä on tärkeä rooli myös korjausrakentamiseen liittyvissä hankkeissa. Isännöintiyritykset hoitavat usein taloyhtiön talousasioita, joten sopivan isännöintiyrityksen valintaan kannattaa käyttää aikaa ja tutkia vaihtoehdot huolella.
Millainen on hyvä tarjouspyyntö?
Taloyhtiön hallituksen tulee huomioida monia asioita, kun he ovat palkkaamassa isännöitsijää, jotta valinta osuu nappiin. Ensimmäisiin vaiheisiin isännöitsijän etsinnässä kuuluu tarjouspyynnön tekeminen. Tarjouspyyntöihin kannattaa satsata, jotta taloyhtiö saa vertailukelpoisia tarjouksia. Kannataa myös huomioida, että pelkkä hinta on huono valintakriteeri isännöintiyritystä valittaessa.
Usein isännöintitoimistoja lähestytään tarjouspyynnöillä, joissa on kerrottu kiinteistön rakennusvuosi ja osoite. Pelkästään näiden tietojen pohjalta tarjousta on hyvin vaikea tehdä.
Mitä sitten hyvässä tarjouspyynnössä pitäisi huomioida? Kiinteistöliiton yhteysjohtaja Timo Tossavainen antaa muutaman vinkin, kuinka tehdä tarjouspyyntö, jolla löytää pätevän isännöitsijän.
– Tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää isännöintitehtäväluettelosta tehtävät ja palvelut, jotka taloyhtiö haluaa isännöintiyrityksen toteuttavan. Kokonaisuutta suunniteltaessa voidaan miettiä, halutaanko, että palvelut kuuluvat kiinteään kuukausihintaan vai laskutetaan erillisveloituksella. Kiinteistön perustiedot tulee laittaa tarjouspyyntöön: taloyhtiön osoite, rakennusvuosi ja asuntojen määrä. Nimetyn isännöitsijän halutun työkokemuksen ja koulutuksen voi myös määrittää tarjouspyyntöön, Tossavainen sanoo.
Kysymällä, kuinka monta yhtiötä isännöitsijällä on hoidettavana, voi hieman laskeskella, kuinka paljon isännöitsijällä on aikaa yhtä taloyhtiötä kohti kuukaudessa.
ISA:lla laatua isännöintiin
Taloyhtiö voi haluta ISA-auktorisoidun isännöintiyrityksen ja/tai isännöitsijän, jolloin tämä tulee mainita tarjouspyynnössä. Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n myöntämän ISA-tunnuksen saanut yritys on tarkastettu ulkopuolisen tahon toimesta. ISA-tunnus kertoo muun muassa, että yrityksen isännöitsijällä on riittävä koulutus- ja osaamistaso, yritys kehittää toimintaansa aktiivisesti, yrityksen prosessit on tunnistettu ja kuvattu, yritys kantaa vastuunsa asiakkaistaan, ympäristöstään ja työntekijöistään ja yritys kerää säännöllisesti palautetta sekä asiakkailta että työntekijöiltä. Puolueeton taho arvioi yrityksen säännöllisesti ja yritys sitoutuu ISA:n valvontamenettelyyn. ISA-auktorisoitu yritys noudattaa isännöinnin eettisiä ohjeita.
– Tarjouspyynnössä on hyvä myös kertoa valintakriteerit, joilla päätös tehdään, esimerkiksi yrityksen koko ja liikevaihto, henkilökunnan määrä ja osaaminen, vakuutukset ja ISA-tunnus, Tossavainen vinkkaa.
Isännöintiyrityksen taustatiedot tarkasteluun
Voit tarkastaa Zeckit-palvelusta isännöitsijäyrityksen taustatiedot ja asiakasarviot. Esimerkiksi tieto isännöitsijän liikevaihtoluokasta, työntekijöiden määrä ja vakuutustiedot on hyvä tarkastaa. Zeckit-hausta näkee myös, onko isännöitsijä ISA-auktorisoitu.
Taustatiedoilla on merkitystä esimerkiksi mahdollisissa vahinkotapauksissa. Jos isännöintiyritys aiheuttaa toiminnallaan vahinkoa, voi yrityksen vastuuvakuutus korvata joissakin tapauksissa taloyhtiölle aiheutuneet haitat. Yrityksen henkilömäärällä on merkitystä, koska isommassa yhtiössä on enemmän pelivaraa sairaus- ja tapaturmatilanteissa.
