Kuvittele, että yritykseesi tehdään tilaajavastuutarkastus huomenna. Hikoavatko kätesi vai voitko olla ihan rauhallisin mielin? Jos tarkastaja tulee paikalle, kaikkien tarkistettujen tilaajavastuutietojen täytyy löytyä. Jos osa on omalla tietokoneellasi, osa Pertin työpöydällä ja loput pölyisessä arkistohuoneessa, voi niitä etsiessä iskeä pikku paniikki. Mitä jos voisit olla varma siitä, että raportit löytyvät yhdestä paikasta, jonne kaikilla yrityksesi työntekijöillä on tarvittaessa pääsy?
Ei alihankkijoita, ei huolia – vai?
Jos yrityksesi käyttää alihankkijoita harvoin, eikä tilaajavastuutietojen tarkastaminen tunnu rasittavan liiketoimintaasi liiaksi, voit hyvin hoitaa velvoitteesi itse ilman apuvälineitä. Tämä onnistuu hakemalla yritysten Luotettava Kumppani® -raportit Raportti-palvelusta ja tarkastamalla toistuvasti 12 kuukauden välein, että ne ovat kunnossa. Huomaathan, että rakennusalalla tahti on nopeampi, suosituksena on tarkastaa raportit kolmen kuukauden välein. Lisäksi sinun pitää huolehtia niiden arkistoimisesta vähintään 2 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Vaivalloista, eikö?
Jos tuntuu siltä, että arkistoidut paperit ovat usein hukassa tai haluat muuten vaan varmistaa, että ne varmasti löytyvät tarkastajan tullessa paikalle, kannattaa ottaa Raportti PRO -palvelumme käyttöön. Se on huokean hintainen ja säästää sinulta turhaa huolta ja stressiä. Raportti PRO -palvelu tallentaa ja arkistoi kaikki avaamasi Luotettava Kumppani -raportit automaattisesti.
Onko sinulla useita sopimuskumppaneita?
Jos yrityksesi tilaa työtä useilta eri toimittajilta, voi olla paikallaan ottaa tehokkaammat keinot käyttöön. Voit totta kai hoitaa kaikki tilaajavastuulakiin liittyvät velvoitteet manuaalisesti, mutta jos päätät hoitaa velvoitteet itse, kannattaa satsata hyvään suunnitteluun. Sinun pitää myös muistaa varmistaa, että kaikki, jotka yrityksessäsi käsittelevät näitä tietoja, varmasti tietävät, mitkä tilaajavastuulain vaatimukset ovat.
Raportti PRO -palveluun tallentuvat kaikki Luotettava Kumppani -raportit, jotka työntekijäsi käyvät tarkastamassa. Raportti PRO on kevyempi versio Valvojasta, joka on tarkoitettu toimittajien seurannan automatisointiin. Jos tuntuu, että haluat automatisoida toimittajien seurannan kokonaan, Valvoja on siihen ratkaisu. Valvojaan syötetään kaikki halutut toimittajat ennen sopimuksentekohetkeä ja palvelu ilmoittaa, jos tiedoissa on jotain hämminkiä. Valvoja myös tallentaa tilaajavastuuraportit automaattisesti, joten sillä hoituu samalla arkistointi.
Haluatko varmistaa, ettei yksikään tilaajavastuuraportti uuvu?
Kun työn toimittajia alkaa olla useita kymmeniä tai jopa satoja, täysin manuaalisen prosessin ylläpito alkaa olla turhan raskasta. Emme suosittele manuaalista tarkastamista suurille yrityksille, koska yrityksen työntekijöiden ja alihankkijoiden määrän kasvaessa myös virheiden riski kasvaa eksponentiaalisesti. Tässä tapauksessa Valvoja + Raportti PRO on lyömätön kombo.
Aina on olemassa mahdollisuus, että joku unohtaa yksittäisen toimittajan tietojen syöttämisen Valvojaan ennen sopimuksen solmimista, vaikka tarkastaakin Luotettava Kumppani -raportin Raportti-palvelussa. Ilman Raportti PRO -palvelua ensimmäistä tarkastettua raporttia ei löydy. Useat Valvoja-asiakkaistamme ovatkin jo ottaneet Raportti PRO:n käyttöönsä sen takia, ettei yksikään raportti vahingossakaan jää arkistoimatta. Raportti PRO varmistaa, että kenen tahansa yrityksen työntekijän tarkastaessa toimittajan raportteja Raportti-palvelussa kaikki tarkastetut raportit tallentuvat automaattisesti Raportti PRO -palveluun.
Kiinnostuitko? Käy lukemassa lisää!
